Автор
Полина Ганкович
Директор 1с-Битрикс в Беларуси
  • gankovich@1c-bitrix.by
  • 1c-bitrix.by
Эксперт в автоматизации бизнеса и внедрении CRM. Имеет большой опыт построении команд и продвижении продуктов. В 2016 году возглавила белорусский офис 1С-Битрикс. C нуля набрала и обучила команду. Реализует стратегию, благодаря которой продажи облачных продуктов прирастают вдвое ежегодно.

Как перевести бизнес на удаленную работу? 10 простых шагов

Офис «Битрикс24» в Беларуси начал готовиться к переходу на работу из дома с 6 марта. В течение недели тестировалась готовность всех инструментов – «админки», бухгалтерских программ, IP-телефонии. С 16 марта все сотрудники ушли на дистанционную работу.

Директор компании Полина Ганкович рассказывает, как быстро перевести бизнес-процессы в онлайн и сохранять продуктивность сотрудников.

Настраиваем удаленный доступ к «админке»

Прежде чем отправить специалистов домой, организуйте и протестируйте их подключение к внутренним системам компании. Проверьте, достаточно ли у них прав доступа, чтобы быстро и эффективно выполнять свои задачи.

Создаем единое рабочее пространство

Многие руководители боятся потерять контроль над сотрудниками, которые работают из дома. Решить проблему можно, организовав виртуальный офис – сейчас на рынке доступно множество цифровых платформ.

Часть из них – не только таск-менеджеры. Есть сервисы, которые объединяют внутреннюю социальную сеть, корпоративные чаты, ленту новостей компании. Когда люди общаются и ведут дела в единой информационной среде – это повышает их вовлеченность. А руководитель видит – вся команда онлайн, задачи комментируются, чек-листы выполняются.

Организуем коммуникацию с дистанционными сотрудниками

Важно заранее обсудить, какой инструмент вы будете использовать для рабочего общения.

Современный человек устанавливает на своих устройствах до 5 мессенджеров. Десятки чатов приводят к тому, что важные сообщения просто теряются.

Выберите одну платформу и договоритесь о правилах. О каких – говорим в следующем пункте.

Вводим правила общения в чатах и видеозвонках

Без культуры коммуникации работа может превратиться в хаос.

Очень важно не переводить рабочие чаты в дружеские. Согласна, что иногда хочется устроить небольшой перерыв, показать коллегам фото своего кота, обсудить с ними интересные новости. Выход – создайте на этой же платформе отдельный неформальный чат.

Установите максимальное время ответа в рабочих обсуждениях – до 10 минут. Если реакции от коллеги нет – лучше сразу звоните ему или ей. Для объемных важных задач организуйте видеозвонки. После обязательно записывайте резюме разговоров. Сбрасывайте его в единое рабочее пространство и распределяйте задачи по пунктам.

Устанавливаем правила регулярных совещаний компании

По срочным задачам стоит проводить онлайн-планерки в начале и конце каждого дня. По остальным проектам – по необходимости.

Важно устраивать именно видео- и аудиоконференции, чтобы люди не чувствовали себя в изоляции. Они должны общаться, видеть друг друга, слышать голос и интонации.

Вводим культуру хранения знаний компании

В условиях, когда бизнес массово переходит на дистанционную работу, прием и адаптация новых сотрудников тоже проходит удаленно.

В этом случае может возникнуть проблема передачи знаний. Чтобы решить ее, подготовьте заранее четкие инструкции, регламенты для новых специалистов.

Создайте единую базу знаний – на выбранной цифровой платформе. Доступ к ней облегчит передачу дел и освободит много времени руководителям компании и отделов.

Определяем правила работы с задачами

В команде «Битрикс24» даже есть внутренняя шутка: «Без задачи делать не буду». Мы работаем с проектами и тасками только внутри нашего сервиса. Каждое задание должно быть зафиксировано, обсуждено и выполнено в срок. Никаких устных задач голосом в звонке. Личный блокнот – тоже не вариант.

Запускаем систему контроля и отчетности

Без налаженной работы на «удаленке» руководитель не понимает, чем занимаются сотрудники в течение дня. Пьют кофе, качаются, смотрят сериал, учат английский?

Если нет системы мониторинга, команда действительно может расслабиться, продуктивность падает. Проблему отлично решают тайм-трекеры и промежуточные отчеты по проектам.

Установите правило – фиксировать начало и конец рабочего дня с помощью выбранного инструмента. К слову, даже простая «перекличка» с утра в рабочем чате поможет взбодрить людей.

Попросите каждого сотрудника составлять план работы на неделю. А в пятницу – высылать по нему отчет.

Настраиваем CRM

Если вы переводите на «удаленку» отдел продаж, будет сложно обойтись без CRM. Этот инструмент поможет синхронизироваться с коллегами для обработки запросов. Ведь если нет единого доступа к базе – непонятно, на какой стадии сейчас клиент и кто им занимается.

Переводим в CRM все коммуникации с клиентами

Подключаем абсолютно все каналы, по которым приходят клиентские обращения – IP-телефония, социальные сети, мессенджеры, открытые линии, чат-боты.

Настройте SIP-телефоны так, чтобы сотрудники могли забрать их домой и подключиться со своего IP-адреса.

Важно, чтобы для клиента ничего не поменялось, если ваша компания перешла на «удаленку».

Качество услуг должно оставаться на прежнем уровне.


16 апреля в 19:00 состоится бесплатный мастер-класс от Полины Ганкович, в ходе которого она подробно расскажет о том, как перевести бизнес в онлайн.

Подробности по ссылке.

Понравилась статья? - Расскажите друзьям в соцсетях:

Похожие статьи

Как увеличить отдачу от контекстной рекламы с помощью гиперсегментации трафика
Александр Машкарёв
Эксперт по платному трафику Yagla.ru Александр Машкарев поделился советами по работе с контекстной рекламой.
Необходимость построения системы "честных продаж"
Евгений Кузин
Как построить систему "честных продаж" и действовать в интересах клиента и своих собственных? Почему клиентоориентированность ведет к росту доходов?
Web-аналитика: как проверить себя и подрядчика
Кристина Лапицкая
Руководитель учебного центра Webmart Group Кристина Лапицкая поделилась советами по работе с web-аналитикой.
Спец предложение

Мастер группа

Ваша возможность поднять свои знания до профессионального уровня

Мастер группа позволит Вам получить углубленные практические навыки по 20 важнейшим темам интернет-маркетинга.



20 практических
мастер-классов
Записи и презентации
всех уроков
Пошаговые занятия
по 2-3 часа
Удобный формат
по будням в 20.00
Множество реальных
кейсов
Закрытые фишки
интернет-маркетинга
Домашние задания
и ответы на вопросы
Сертификат
о повышении
квалификации
Узнать подробнее